O limite do OneDrive que trava o computador da empresa é o de sincronização, não o de espaço. A Microsoft recomenda que cada computador mantenha sincronizados, ou seja, com uma cópia atualizada na máquina, no máximo 300 mil arquivos, somando todas as pastas da empresa; acima disso, o OneDrive fica lento e começa a duplicar arquivos. Ter 1 TB ou 5 TB não muda essa conta: o que resolve é cada pessoa sincronizar só a área do próprio setor no SharePoint.
- O espaço do OneDrive nos planos Business é de 1 TB por pessoa.
- O limite que trava é outro: até 300 mil arquivos sincronizados por computador, somando tudo.
- Deixar os arquivos só na nuvem economiza disco, mas não tira nenhum arquivo dessa conta.
- Sincronizar só uma pasta de uma área grande também não resolve: a área inteira entra na conta.
- A saída é dividir o SharePoint em uma área por setor, e cada pessoa sincronizar só a sua.
Qual é o limite real do OneDrive?
O OneDrive tem dois limites diferentes, e só um deles aparece na hora de contratar. O primeiro é o espaço na nuvem: 1 TB por pessoa nos planos Business Basic, Standard e Premium. O segundo é quantos arquivos o computador consegue manter sincronizados, e é esse que trava primeiro.
Sincronizar é manter no computador uma cópia de cada arquivo que se atualiza sozinha com a nuvem. Para isso, o OneDrive precisa vigiar cada arquivo o tempo todo. A Microsoft recomenda no máximo 300 mil arquivos sincronizados por computador, somando o OneDrive da pessoa e todas as pastas compartilhadas do SharePoint. Não é um bloqueio: o OneDrive não para no arquivo 300.001, ele vai ficando mais lento, e por isso quase ninguém liga o problema à causa.
Os outros limites raramente aparecem numa empresa pequena: cada arquivo pode ter até 250 GB, o nome do arquivo somado ao caminho das pastas pode ter até 400 caracteres, e cada área do SharePoint guarda até 30 milhões de arquivos. A nuvem guarda muito mais do que um computador consegue acompanhar.
Deixar os arquivos só na nuvem resolve?
Não resolve. A opção que deixa os arquivos só na nuvem, chamada Arquivos sob Demanda, mostra tudo no computador e só baixa o arquivo quando alguém abre. Ela economiza espaço no disco, mas o OneDrive continua vigiando cada arquivo: com 400 mil arquivos só na nuvem, o disco fica livre e o computador continua acompanhando 400 mil itens.
Escolher só algumas pastas para sincronizar também não resolve quando elas fazem parte de uma área grande. Segundo a Microsoft, a recomendação de 300 mil vale mesmo quando só parte da área está sincronizada. O botão Adicionar atalho a Meus arquivos segue a mesma regra: o atalho parece um simples link, mas o OneDrive sincroniza a pasta inteira e soma os arquivos na mesma conta.
Como saber se o computador passou do limite
- O ícone do OneDrive, perto do relógio, fica horas ou dias mostrando "Processando alterações".
- O computador fica pesado mesmo parado, e o OneDrive aparece entre os programas que mais consomem no Gerenciador de Tarefas.
- Um arquivo salvo por um colega demora horas para aparecer na sua máquina.
- Surgem cópias de arquivos com o nome do computador no fim, que é o jeito de o OneDrive avisar que não conseguiu juntar duas versões.
- O computador demora a ficar utilizável depois de ligar, enquanto o OneDrive confere tudo.
Arquivo duplicado também tem outras causas, explicadas em OneDrive com arquivo duplicado ou em conflito. O que fazer primeiro é contar: clique com o botão direito em cada pasta sincronizada, abra Propriedades e some o número de arquivos de todas elas. Se a soma passa de 300 mil, a causa está encontrada.
Por que comprar mais espaço não resolve
Mais espaço aumenta o tamanho da nuvem, e o problema está no computador. Quando a empresa guarda tudo no OneDrive de uma pessoa, ou sincroniza a pasta compartilhada inteira em todas as máquinas, cada computador passa a vigiar todos os arquivos da empresa. Sobra espaço e o OneDrive trava.
Nos planos Business, o OneDrive fica em 1 TB por pessoa. Os 5 TB que aparecem em comparativos são de planos para grandes empresas, como o E3 e o E5, ou de uma licença separada só de OneDrive. E mesmo com 5 TB, um notebook com 600 mil arquivos sincronizados continua lento, porque o limite de sincronização é o mesmo em qualquer plano. A diferença entre os planos está em Business Basic ou Standard: qual licença escolher.
Como organizar o SharePoint por setor
A recomendação da GrapeTI é usar o SharePoint desde o primeiro dia, com um site da empresa e, dentro dele, uma biblioteca de documentos para cada setor: Financeiro, Comercial, RH, Projetos. Biblioteca de documentos é a área de arquivos do SharePoint, parecida com uma unidade de rede. Cada uma tem o próprio botão Sincronizar, então cada pessoa sincroniza só a do seu setor.
Separar em bibliotecas não dá um limite novo para cada uma: os 300 mil continuam valendo por computador. O ganho é que o computador do Financeiro vigia só os arquivos do Financeiro, e não os da empresa inteira. Uma empresa com 800 mil arquivos, divididos em quatro setores de 200 mil, fica dentro da recomendação em todas as máquinas.
- Crie um site do SharePoint para a empresa, ou use o que já existe junto da equipe do Teams.
- Crie uma biblioteca para cada setor, em vez de uma pasta para cada setor dentro de uma biblioteca só.
- Dê acesso por biblioteca, e não pasta por pasta: fica mais fácil de manter e de conferir quem vê o quê.
- Em cada computador, sincronize só a biblioteca do setor daquela pessoa.
- Quem precisa de outro setor de vez em quando, como o dono, abre pelo navegador, sem sincronizar.
Um setor com responsável próprio, regras diferentes para compartilhar arquivos com clientes ou uma equipe própria no Teams merece um site separado, em vez de uma biblioteca. Para o resto, um site com várias bibliotecas é mais simples de cuidar. O que vai para o SharePoint e o que fica no OneDrive de cada pessoa está em SharePoint ou OneDrive: onde salvar cada arquivo.
Quando não é preciso mudar nada
Empresa com poucos milhares de arquivos não precisa se reorganizar por causa do limite de sincronização. Se a soma das pastas sincronizadas em cada computador está longe de 300 mil e o OneDrive não dá sinal de lentidão, o jeito atual serve. Dividir por setor continua sendo uma boa ideia para organizar e controlar quem acessa o quê, mas sem pressa.
Como mudar sem parar o trabalho
- Conte os arquivos sincronizados em cada computador e anote quais passam da recomendação.
- Crie as bibliotecas por setor e defina quem acessa cada uma antes de mover qualquer arquivo.
- Fora do horário comercial, pare a sincronização da pasta antiga em todos os computadores.
- Mova os arquivos pelo navegador, com a opção Mover para, que preserva as versões anteriores de cada arquivo.
- Sincronize em cada computador só a biblioteca nova do setor e confira no dia seguinte se cada pessoa achou os seus arquivos.
Antes de mover, confirme que existe uma cópia dos arquivos fora do Microsoft 365. Sincronização não é backup: um erro na mudança se espalha para todos os computadores ao mesmo tempo. O motivo está em Microsoft 365 não é backup.
Como isso fica no contrato mensal
No contrato mensal, a GrapeTI conta quantos arquivos cada computador sincroniza, desenha as bibliotecas por setor junto com o dono da empresa e faz a mudança fora do horário. Depois disso, a conferência entra na rotina: computador novo já recebe só a biblioteca do setor, e quem sai da empresa perde o acesso no mesmo dia. Veja Microsoft 365 e Google Workspace e os planos de suporte mensal.