Business Basic atende quem usa apenas e-mail, Teams e Office pelo navegador. Business Standard é necessário para quem precisa do Office instalado, macros no Excel, trabalho sem internet ou integração com outros programas do computador. A licença ideal é a que cobre o modo real de trabalho da equipe: escolher errado custa caro todo mês, e o desperdício passa despercebido porque a cobrança é por usuário.
A diferença que importa não está na lista de recursos: está em quantas pessoas da sua empresa realmente precisam do Office instalado na máquina.
Por que a escolha errada custa dinheiro
O padrão mais comum é dar Standard para todo mundo, por precaução. A conta some no orçamento porque parece pequena por pessoa, mas ela é mensal e multiplica pelo número de usuários e pelos doze meses.
Faça o cálculo com os números do seu contrato: pegue a diferença mensal entre os dois planos, multiplique pelo número de pessoas que só usam e-mail e navegador, e depois por doze. É esse valor que está sendo pago sem contrapartida.
Em escritórios e clínicas que atendemos, a proporção costuma ser parecida: de cada dez licenças, três a quatro precisam mesmo do Office instalado. As outras rodam bem no navegador.
Diferenças práticas entre os dois planos
| Recurso | Business Basic | Business Standard |
|---|---|---|
| Office instalado no computador | Não | Sim |
| Trabalho sem internet | Não | Sim |
| Macros no Excel | Não | Sim |
| E-mail corporativo | Igual | Igual |
| Teams, OneDrive e SharePoint | Igual | Igual |
| Instalações do Office por pessoa | Nenhuma: só navegador e celular | 5 computadores, 5 tablets e 5 celulares |
| Outlook clássico instalado no computador | Não | Sim |
| Caixa de e-mail | 50 GB | 50 GB |
| Espaço no OneDrive por pessoa | 1 TB | 1 TB |
| Copilot Chat gratuito | Sim | Sim |
| Copilot que usa e-mails, reuniões e arquivos da empresa | Pago à parte | Pago à parte |
Repare nas duas últimas linhas: e-mail, Teams e armazenamento são os mesmos nos dois planos. Quem trocar de Standard para Basic não perde caixa postal, arquivo nem histórico.
Quanto custa cada plano do Microsoft 365?
Em outubro de 2026, o Business Basic custa R$ 33,40 e o Business Standard, cerca de R$ 80,20 por usuário ao mês, no contrato anual e sem impostos. A diferença é de R$ 46,80 por pessoa ao mês, ou R$ 561,60 por pessoa ao ano.
| Plano | Preço por usuário ao mês | O que inclui |
|---|---|---|
| Business Basic | R$ 33,40 | E-mail, Teams, OneDrive, SharePoint e Office pelo navegador e pelo celular |
| Apps for business | R$ 57,30 | Office instalado e OneDrive, mas sem e-mail da empresa e sem Teams |
| Business Standard | R$ 80,20 | Tudo do Basic, mais o Office instalado no computador |
| Business Premium | R$ 126,00 | Tudo do Standard, mais controle dos computadores da empresa e proteção contra ataques |
Os valores são da tabela em vigor desde 1º de julho de 2026, quando o Basic subiu cerca de 16% e o Standard cerca de 12%, e valem até a data desta revisão. Os preços seguem a tabela da Microsoft em dólar, então o valor em reais pode mudar com o câmbio e com novos reajustes. Sem o contrato de um ano, pagando mês a mês, o Standard fica em torno de R$ 96,24 por usuário.
Como identificar a licença certa para cada pessoa
- Precisa de Word ou Excel instalados na máquina? Standard.
- Usa macro, suplemento ou modelo antigo que não abre no navegador? Standard.
- Trabalha com frequência sem internet, em viagem ou em campo? Standard.
- Usa só e-mail, Teams e edição leve pelo navegador? Basic.
- Está em dúvida? Comece pelo Basic e suba se aparecer necessidade. A troca é simples nos dois sentidos.
A pergunta que resolve a maior parte dos casos é a segunda. Macro e suplemento são o motivo real pelo qual muita gente precisa do Office instalado, e quem usa sabe imediatamente.
Onde a economia costuma estar escondida
- Licenças de gente que saiu e ninguém removeu. O painel não avisa, e a cobrança continua.
- Standard para quem só usa e-mail, o caso mais frequente.
- Licença duplicada em pessoa que trocou de função ou de setor.
- Plano acima do necessário em conta compartilhada de recepção ou de portaria.
Uma auditoria de licenças costuma pagar o próprio trabalho no primeiro mês, e não exige mudar nada no jeito de trabalhar da equipe.
E quem usa macros no Excel?
Standard. Macro não roda na versão pelo navegador, e essa é uma das poucas diferenças que travam trabalho de verdade.
Posso misturar Basic e Standard na mesma empresa?
Pode, e é o cenário mais econômico na maioria dos casos. Cada pessoa recebe o plano que o trabalho dela exige.
Trocar de Standard para Basic faz perder e-mails ou arquivos?
Não. A caixa postal, o OneDrive e o SharePoint são os mesmos. O que muda é o Office deixar de ficar instalado na máquina.
Quanto a empresa economiza na troca?
Depende do contrato e de quantas pessoas não precisam do Office instalado. A conta é a diferença mensal entre os planos, vezes o número de usuários, vezes doze — e vale fazer com os seus números, não com média de mercado.
A migração interrompe o trabalho?
Não precisa interromper. A troca de plano é feita fora do horário comercial e o usuário só percebe quando abre o Office na máquina.
Quando o Basic deixa de bastar
Três situações fazem uma pessoa passar de Basic para Standard, e todas aparecem sozinhas no dia a dia.
A primeira é o arquivo que não abre direito no navegador: planilha antiga com fórmula complexa, documento com formatação pesada, modelo com suplemento. A segunda é o trabalho fora de conexão, comum em visita técnica e em viagem. A terceira é a integração com outro programa do computador, como sistema de gestão que exporta direto para o Excel instalado.
Fora desses três casos, o navegador dá conta. Vale revisar a lista a cada seis meses, porque a necessidade muda quando a pessoa troca de função.
Como fazer a revisão sem atrapalhar ninguém
- Liste os usuários ativos e confronte com a folha atual.
- Pergunte a cada um se abre o Office instalado ou trabalha pelo navegador.
- Confirme no relatório de uso do painel, em vez de confiar só na resposta.
- Faça a troca fora do horário comercial, começando por poucos usuários.
- Confira no dia seguinte se ninguém perdeu acesso a caixa postal ou arquivo.
Office no computador, Copilot e espaço: o que muda
O Office instalado no computador é a diferença que mais pesa no dia a dia entre o Business Basic e o Business Standard. O Copilot e o espaço para arquivos funcionam quase igual nos dois planos, e são os pontos que mais geram dúvida na hora de contratar.
Office instalado no computador
O Business Standard instala Word, Excel, PowerPoint e Outlook em até 5 computadores, Windows ou Mac, 5 tablets e 5 celulares por pessoa, e esses programas funcionam sem internet. O Business Basic usa as mesmas ferramentas pelo navegador e pelos aplicativos de celular, sempre conectado.
Um detalhe confunde muita gente: o novo Outlook, que já vem no Windows 11, funciona com a conta do Basic. O Outlook clássico, ainda necessário para quem usa suplementos antigos instalados no computador, como os de alguns sistemas de gestão e de assinatura digital, exige o Standard.
Copilot no Basic e no Standard
O Copilot Chat é gratuito para contas de empresa e funciona nos dois planos. Ele responde com base na internet e no arquivo que está aberto, e a Microsoft não usa o que a empresa digita nele para treinar a inteligência artificial. Em empresas com até 2.000 licenças, ele aparece também dentro do Word, do Excel, do PowerPoint e do Outlook.
O Copilot gratuito não lê os e-mails, as reuniões do Teams e os arquivos da empresa. Para isso existe a licença Microsoft 365 Copilot, paga à parte e somada ao Basic, ao Standard ou ao Premium. Para empresas de até 300 usuários, ela custa US$ 21 por usuário ao mês desde o fim da promoção, em 30 de junho de 2026; em reais, o valor depende do câmbio e do revendedor.
No Standard, o Copilot pago funciona dentro do Office instalado; no Basic, nas versões do navegador. Para responder com base nos arquivos da empresa, ele precisa que eles estejam salvos no OneDrive ou no SharePoint: o que fica só no disco do computador ele não procura.
Espaço no OneDrive e no SharePoint
Os dois planos têm o mesmo espaço: caixa de e-mail de 50 GB, OneDrive de 1 TB por pessoa e, no SharePoint, 1 TB para a empresa mais 10 GB por licença contratada. Nos planos Business, o OneDrive não passa de 1 TB por pessoa; os 5 TB que aparecem em comparativos são de planos para grandes empresas, como o E3 e o E5, ou de uma licença separada só de OneDrive.
Na prática, o espaço quase nunca é o que trava. O limite que aparece primeiro é o de sincronização, que é manter no computador uma cópia atualizada dos arquivos: a Microsoft recomenda no máximo 300 mil arquivos sincronizados por computador, somando todas as pastas da empresa. Por isso a GrapeTI recomenda organizar os arquivos no SharePoint desde o início, com uma área para cada setor. O passo a passo está em limite de sincronização do OneDrive.
Como a GrapeTI ajuda na migração e no gerenciamento
Começamos pela auditoria do uso real: quem abre o Office instalado, quem só usa navegador e quais contas estão ativas sem dono. Esse levantamento costuma reduzir a conta antes de qualquer mudança de plano.
Depois fazemos a troca de licenças fora do horário comercial, com a conferência de que ninguém perdeu acesso a caixa postal ou arquivo. E deixamos um combinado simples de manutenção: revisão das licenças quando alguém entra ou sai, que é onde o desperdício volta a se acumular.
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