Business Basic atende quem usa apenas e-mail, Teams e Office pelo navegador. Business Standard é necessário para quem precisa do Office instalado, macros no Excel, trabalho sem internet ou integração com outros programas do computador. A licença ideal é a que cobre o modo real de trabalho da equipe: escolher errado custa caro todo mês, e o desperdício passa despercebido porque a cobrança é por usuário.
A diferença que importa não está na lista de recursos: está em quantas pessoas da sua empresa realmente precisam do Office instalado na máquina.
Por que a escolha errada custa dinheiro
O padrão mais comum é dar Standard para todo mundo, por precaução. A conta some no orçamento porque parece pequena por pessoa, mas ela é mensal e multiplica pelo número de usuários e pelos doze meses.
Faça o cálculo com os números do seu contrato: pegue a diferença mensal entre os dois planos, multiplique pelo número de pessoas que só usam e-mail e navegador, e depois por doze. É esse valor que está sendo pago sem contrapartida.
Em escritórios e clínicas que atendemos, a proporção costuma ser parecida: de cada dez licenças, três a quatro precisam mesmo do Office instalado. As outras rodam bem no navegador.
Diferenças práticas entre os dois planos
| Recurso | Business Basic | Business Standard |
|---|---|---|
| Office instalado no computador | Não | Sim |
| Trabalho sem internet | Não | Sim |
| Macros no Excel | Não | Sim |
| E-mail corporativo | Igual | Igual |
| Teams, OneDrive e SharePoint | Igual | Igual |
Repare nas duas últimas linhas: e-mail, Teams e armazenamento são os mesmos nos dois planos. Quem trocar de Standard para Basic não perde caixa postal, arquivo nem histórico.
Como identificar a licença certa para cada pessoa
- Precisa de Word ou Excel instalados na máquina? Standard.
- Usa macro, suplemento ou modelo antigo que não abre no navegador? Standard.
- Trabalha com frequência sem internet, em viagem ou em campo? Standard.
- Usa só e-mail, Teams e edição leve pelo navegador? Basic.
- Está em dúvida? Comece pelo Basic e suba se aparecer necessidade. A troca é simples nos dois sentidos.
A pergunta que resolve a maior parte dos casos é a segunda. Macro e suplemento são o motivo real pelo qual muita gente precisa do Office instalado, e quem usa sabe imediatamente.
Onde a economia costuma estar escondida
- Licenças de gente que saiu e ninguém removeu. O painel não avisa, e a cobrança continua.
- Standard para quem só usa e-mail, o caso mais frequente.
- Licença duplicada em pessoa que trocou de função ou de setor.
- Plano acima do necessário em conta compartilhada de recepção ou de portaria.
Uma auditoria de licenças costuma pagar o próprio trabalho no primeiro mês, e não exige mudar nada no jeito de trabalhar da equipe.
Sede em Cachoeirinha/RS. Atendemos também a região metropolitana.
E quem usa macros no Excel?
Standard. Macro não roda na versão pelo navegador, e essa é uma das poucas diferenças que travam trabalho de verdade.
Posso misturar Basic e Standard na mesma empresa?
Pode, e é o cenário mais econômico na maioria dos casos. Cada pessoa recebe o plano que o trabalho dela exige.
Trocar de Standard para Basic faz perder e-mails ou arquivos?
Não. A caixa postal, o OneDrive e o SharePoint são os mesmos. O que muda é o Office deixar de ficar instalado na máquina.
Quanto a empresa economiza na troca?
Depende do contrato e de quantas pessoas não precisam do Office instalado. A conta é a diferença mensal entre os planos, vezes o número de usuários, vezes doze — e vale fazer com os seus números, não com média de mercado.
A migração interrompe o trabalho?
Não precisa interromper. A troca de plano é feita fora do horário comercial e o usuário só percebe quando abre o Office na máquina.
Quando o Basic deixa de bastar
Três situações fazem uma pessoa passar de Basic para Standard, e todas aparecem sozinhas no dia a dia.
A primeira é o arquivo que não abre direito no navegador: planilha antiga com fórmula complexa, documento com formatação pesada, modelo com suplemento. A segunda é o trabalho fora de conexão, comum em visita técnica e em viagem. A terceira é a integração com outro programa do computador, como sistema de gestão que exporta direto para o Excel instalado.
Fora desses três casos, o navegador dá conta. Vale revisar a lista a cada seis meses, porque a necessidade muda quando a pessoa troca de função.
Como fazer a revisão sem atrapalhar ninguém
- Liste os usuários ativos e confronte com a folha atual.
- Pergunte a cada um se abre o Office instalado ou trabalha pelo navegador.
- Confirme no relatório de uso do painel, em vez de confiar só na resposta.
- Faça a troca fora do horário comercial, começando por poucos usuários.
- Confira no dia seguinte se ninguém perdeu acesso a caixa postal ou arquivo.
Como a GrapeTI ajuda na migração e no gerenciamento
Começamos pela auditoria do uso real: quem abre o Office instalado, quem só usa navegador e quais contas estão ativas sem dono. Esse levantamento costuma reduzir a conta antes de qualquer mudança de plano.
Depois fazemos a troca de licenças fora do horário comercial, com a conferência de que ninguém perdeu acesso a caixa postal ou arquivo. E deixamos um combinado simples de manutenção: revisão das licenças quando alguém entra ou sai, que é onde o desperdício volta a se acumular.