SharePoint ou OneDrive: onde cada arquivo deve morar?
A diferença entre SharePoint e OneDrive não é técnica, é de propriedade: o SharePoint guarda o arquivo da EMPRESA, que sobrevive à saída de quem o criou; o OneDrive guarda o arquivo da PESSOA, que vai embora com ela. Salvar documento da empresa no OneDrive é a causa mais comum de arquivo perdido em desligamento.
A pergunta chega quase sempre depois de um susto: alguém saiu, a conta foi encerrada, e a proposta que o cliente pediu estava no OneDrive dessa pessoa. Escolher entre SharePoint e OneDrive parece detalhe de ferramenta, mas é uma decisão sobre de quem é o arquivo — e essa decisão tem consequência no dia em que a pessoa não está mais lá.
A regra, em uma frase
Se o arquivo continuaria importante para a empresa caso quem o criou saísse amanhã, ele não pertence à área pessoal.
- SharePoint (área compartilhada): contrato, proposta, nota, projeto, procedimento, material de cliente, planilha que mais de uma pessoa usa, qualquer documento que a empresa precisa achar daqui a dois anos.
- OneDrive (área pessoal): rascunho, anotação, material de estudo, arquivo temporário, o que a pessoa usa só enquanto trabalha em algo antes de publicar na área da empresa.
Não é uma questão de confiança na pessoa. É que a conta dela é encerrada quando ela sai, e o que estiver lá entra em prazo de exclusão.
Como organizar a área compartilhada
A estrutura que funciona é por área da empresa, não por pessoa nem por ano:
- Um espaço por área — financeiro, comercial, operações, jurídico —, cada um com o seu grupo de acesso.
- Dentro de cada área, pastas por assunto ou por cliente, não por quem criou.
- Permissão dada ao grupo, nunca ao nome da pessoa. Quem entra na empresa entra no grupo; quem sai, sai do grupo.
- Leitura como padrão, edição como exceção justificada.
- Ninguém com permissão de escrita na raiz do espaço, para não virar depósito.
Pasta com nome de gente é a garantia de que ninguém vai achar o arquivo depois que essa pessoa mudar de área.
Os erros que mais criam retrabalho
Todos eles são fáceis de cometer e caros de desfazer:
- Sincronizar a área compartilhada inteira no computador de todo mundo. Enche disco, gera conflito e não traz benefício.
- Baixar, editar e subir de volta em vez de abrir direto. É assim que nasce a versão paralela.
- Mandar anexo em e-mail interno. Cada anexo é uma cópia que vai divergir do original.
- Compartilhar link externo sem prazo. Link mandado para um cliente em um projeto encerrado continua funcionando.
- Renomear arquivo com versão no nome. O histórico de versões existe para isso e é mais confiável do que 'final 2 revisado'.
O que fazer com o que já está no lugar errado
A correção é possível e vale a pena, desde que feita por área e não de uma vez:
- Identifique, com cada área, quais arquivos de trabalho estão hoje em área pessoal.
- Mova para a área compartilhada — mover, e não copiar, para não deixar duas versões vivas.
- Avise quem usava o caminho antigo, porque atalho quebrado é o que faz a pessoa voltar ao hábito velho.
- Revise os compartilhamentos externos que vieram junto e feche os vencidos.
- Combine, para frente, que documento novo de trabalho nasce na área da empresa.
Um alerta que vale repetir: nem SharePoint nem OneDrive são backup. Apagar em um lugar apaga em todos os dispositivos sincronizados, e a lixeira tem prazo.
Como isso fica no contrato mensal
Estrutura e permissão se desorganizam sozinhas ao longo do ano. No contrato mensal, a revisão de quem acessa o quê, o fechamento de compartilhamentos externos vencidos e o tratamento das contas de quem saiu entram na rotina — junto com o backup, que o serviço em si não faz. Veja Microsoft 365 e Google Workspace e os planos de suporte mensal.