O técnico de TI sumiu com as senhas: o que dá para recuperar?
Quando o técnico de TI sai levando as senhas, a ordem é: recuperar primeiro o que é insubstituível — domínio e e-mail —, depois o que tem caminho de recuperação documentado, e só então o que exige intervenção mais pesada. E cortar o acesso dele antes de qualquer outra coisa.
É uma das situações mais desconfortáveis que atendemos, e ela nunca é só sobre senha. Quando alguém sai levando os acessos, a empresa descobre de uma vez que não era dona do próprio ambiente. A boa notícia é que quase tudo é recuperável; a má é que o esforço é proporcional ao tempo em que ninguém cuidou disso.
Primeiro: cortar o acesso que ele ainda tem
Antes de recuperar qualquer coisa, feche o que está aberto:
- Remova os acessos remotos — VPN, ferramentas de acesso à distância, contas de administração remota.
- Bloqueie as contas nominais dele em todos os sistemas em que a empresa ainda tem controle.
- Troque as senhas que a empresa AINDA consegue trocar, começando pelas de maior alcance.
- Verifique acessos criados por ele com outros nomes: conta de serviço, usuário genérico, acesso de emergência.
- Revise regras de encaminhamento de e-mail e aplicativos autorizados nas contas da empresa.
- Se houver firewall gerenciado por ele, verifique regras que permitam acesso de fora.
Isso vale mesmo quando a saída foi amigável. Não é sobre desconfiança pessoal: acesso que ninguém controla é risco, independentemente de quem o tem.
A ordem de recuperação, do mais crítico ao menos
Nem tudo tem a mesma urgência nem a mesma dificuldade:
- 1. Domínio do site e do e-mail. É o ativo mais crítico. Perder o controle dele derruba e-mail e site, e a recuperação junto ao registrador exige comprovação de titularidade — que a empresa consegue se o domínio estiver no CNPJ dela. Se estiver no nome dele, a situação é mais difícil e pode virar assunto jurídico.
- 2. Plataforma de e-mail. Costuma haver processo de recuperação de administrador junto ao fornecedor, com comprovação de titularidade da empresa.
- 3. Servidores e domínio de rede. Existem procedimentos técnicos de recuperação de acesso administrativo, que exigem acesso físico ao equipamento. É trabalhoso e é possível.
- 4. Firewall e equipamentos de rede. Costumam permitir restauração de fábrica com acesso físico — e aí é preciso reconfigurar tudo, o que exige saber como estava.
- 5. Sistemas de gestão e portais. Recuperação pelo fornecedor de cada um, com comprovação de titularidade.
- 6. Serviços contratados: hospedagem, links, licenças, painéis. Cada um tem o seu processo.
O que reúne antes de começar
Todo processo de recuperação vai pedir prova de que a empresa é a titular:
- Documentos da empresa e do representante legal.
- Notas fiscais e contratos dos serviços contratados.
- Comprovantes de pagamento dos serviços, que costumam servir como evidência de titularidade.
- E-mails de contratação e de suporte anteriores.
- Acesso ao e-mail de contato administrativo de cada serviço — e se ele for um endereço pessoal do técnico, este vira o primeiro problema a resolver.
Reunir isso antes acelera muito, porque cada fornecedor pede a mesma coisa de um jeito diferente.
Para não repetir
A situação só acontece porque algumas coisas não estavam definidas. As mesmas coisas evitam a próxima:
- Cofre de senhas no nome da empresa, com a direção tendo acesso de recuperação. Quem administra usa; a empresa é dona.
- Domínio, contas e assinaturas registrados no CNPJ da empresa, com e-mail administrativo que ela controla.
- Contas nominais para cada pessoa que administra, e não uma conta genérica compartilhada.
- Documentação do ambiente mantida em lugar acessível a mais de uma pessoa.
- Cláusula de contrato dizendo que as credenciais são da empresa e que a documentação é entregue no encerramento.
- Revisão periódica de quem tem acesso a quê, inclusive prestadores.
Como isso fica no contrato mensal
É exatamente por causa desse cenário que, na implantação, os acessos vão para um cofre no nome da empresa, com registro de quem acessou — inclusive nós. A empresa não passa a depender da GrapeTI: ela passa a ser dona dos próprios acessos, e a documentação é entregue se um dia ela quiser seguir com outro prestador. Veja Contrato de suporte mensal e os planos de suporte mensal.