Um funcionário saiu: por onde começar a encerrar os acessos?
No desligamento, a ordem certa é bloquear o acesso primeiro e preservar o conteúdo depois — nunca excluir a conta de imediato. Excluir apaga e-mails, arquivos e histórico que a empresa vai precisar, e não bloquear a tempo deixa aberta a porta que mais preocupa.
O desligamento é o momento em que a desorganização de TI cobra a conta inteira de uma vez. Se ninguém sabe a quais sistemas a pessoa tinha acesso, não há como encerrar. Se os arquivos estavam na conta pessoal dela, some tudo junto. E se a conta é excluída no mesmo dia por 'economia de licença', a empresa perde o que precisaria guardar.
No dia: o que bloquear imediatamente
A sequência, feita idealmente em minutos e não em dias:
- Bloquear a conta principal — a de rede e a de e-mail — e encerrar as sessões ativas. Bloquear sem encerrar sessão deixa o acesso vivo em quem já estava logado.
- Revogar o acesso em dispositivos móveis vinculados à conta.
- Trocar as senhas de contas compartilhadas que a pessoa conhecia: redes sociais, portais, sistemas de fornecedor, acesso a banco, painel de hospedagem.
- Remover o acesso remoto e a VPN.
- Remover de sistemas de terceiros que não usam a conta da empresa — portais de governo, sistemas de cliente, ferramentas contratadas à parte.
- Recolher o equipamento e verificar se há dado da empresa em equipamento pessoal.
O terceiro item é o mais esquecido e o mais sensível, porque senha compartilhada não é revogada bloqueando a pessoa: ela continua valendo.
Preservar antes de excluir
E aqui está o erro que mais gera prejuízo silencioso:
- Não exclua a conta. Bloqueie. Exclusão inicia prazo de remoção definitiva do conteúdo.
- Converta a caixa de e-mail para o formato que mantém o histórico acessível sem consumir licença, quando a plataforma permitir.
- Transfira os arquivos da área pessoal para a área da empresa, com a chefia da área definindo o que é relevante.
- Redirecione o e-mail para quem assume a função, por um período combinado.
- Transfira a posse de documentos e itens compartilhados que estavam no nome dela, senão eles somem quando a conta for removida.
- Só então, passado o prazo definido pela empresa, libere a licença.
O que quase sempre passa batido
A lista que fazemos em toda verificação de ambiente, e que quase sempre encontra algo:
- Encaminhamento automático de e-mail configurado pela pessoa, que continua funcionando depois do bloqueio.
- Regra de caixa de entrada criada para copiar mensagens para fora.
- Chave de acesso a sistema ou integração criada no nome dela.
- Acesso a repositório, painel de site, domínio e registro.
- Assinatura de serviço paga com o cartão da empresa e vinculada ao e-mail pessoal dela.
- Crachá e acesso físico, que não é TI mas costuma ficar na mesma lista.
- Grupos de mensagem com clientes, dos quais ninguém a remove.
Por que isso depende de um inventário
Nada acima é executável sem uma resposta: a quais sistemas essa pessoa tinha acesso?
Empresa que não mantém essa lista descobre os acessos aos poucos, geralmente por acidente — um e-mail que chega, um sistema que registra login, um fornecedor que pergunta. A lista precisa existir antes da saída, porque no dia não dá tempo de construí-la.
É também por isso que permissão por grupo vale tanto: quando o acesso é dado ao grupo, tirar a pessoa do grupo encerra tudo de uma vez. Quando é dado nome a nome, cada um precisa ser lembrado.
Como isso fica no contrato mensal
No contrato mensal, o inventário de contas e acessos é mantido vivo, as permissões ficam em grupos, as senhas compartilhadas moram em cofre e o desligamento tem um roteiro executado no mesmo dia, com registro do que foi bloqueado e quando. É a diferença entre encerrar acessos e torcer para não ter esquecido nenhum. Veja Contrato de suporte mensal e os planos de suporte mensal.