O que a documentação de TI precisa registrar?
Documentação de TI é o que permite outra pessoa assumir o ambiente sem adivinhar. Ela registra como a rede funciona, onde as coisas estão, quais são os acessos e o que fazer quando cada coisa falha — e a pergunta que testa se ela existe é: se quem cuida disso não estiver disponível amanhã, alguém consegue continuar?
Toda empresa tem documentação de TI. Em muitas delas, ela mora na cabeça de uma pessoa. Funciona bem enquanto essa pessoa está por perto, e vira um problema de outra ordem no dia em que ela sai de férias no meio de uma parada. Documentar não é burocracia: é transformar dependência de pessoa em conhecimento da empresa.
O que precisa estar documentado
Não é manual de tudo. É o que alguém precisa para assumir:
- Topologia da rede: como a internet chega, por onde passa, o que está ligado onde, e o endereçamento usado.
- Servidores: o que cada um faz, quais sistemas dependem dele, e o que para se ele parar.
- Sistemas e fornecedores: quem dá suporte a cada sistema, número de contrato, canal e prazo de atendimento.
- Backup: o que é copiado, para onde, com que frequência, por quanto tempo é retido e como se restaura — com o passo a passo.
- Acessos: quais sistemas existem, quem tem acesso a cada um, e onde as credenciais estão guardadas.
- Serviços contratados: domínio, hospedagem, links, licenças, com data de renovação e quem paga.
- Procedimentos do cotidiano: como se cria um usuário novo, como se prepara uma máquina, como se encerra o acesso de quem sai.
- Histórico de mudanças relevantes, porque entender por que algo está assim evita desfazer uma decisão deliberada.
Onde ela não deve ficar
Documentação no lugar errado é pior do que não ter, porque dá falsa segurança:
- Na máquina de quem cuida da TI. É o lugar que fica inacessível exatamente quando é necessário.
- Só no servidor da empresa. Se o servidor é o que parou, a documentação parou junto.
- Com senhas em planilha. Senha mora em cofre com registro de acesso, não em arquivo que se copia sem deixar rastro.
- Em papel na gaveta, porque nunca é atualizado.
- Exclusivamente com o prestador de serviço. A documentação é da empresa; o prestador mantém, a empresa é dona.
O bom lugar é acessível a mais de uma pessoa, disponível mesmo com o ambiente fora do ar, e com controle de quem acessa o quê.
Como manter viva
Documentação que não acompanha a realidade engana mais do que ajuda:
- Atualize junto com a mudança, e não depois. Mudança sem atualização é dívida que ninguém paga.
- Prefira registro automático onde for possível: inventário coletado por agente envelhece menos do que planilha.
- Faça uma revisão periódica marcada, com data no calendário, e não quando sobrar tempo.
- Teste a documentação: peça a alguém que não fez o procedimento que o execute seguindo o texto. O que estiver faltando aparece na hora.
- Registre também o que foi decidido e por quê, não só o que foi feito.
A prova de fogo
Duas perguntas dizem se a documentação existe de fato:
- Se quem cuida da TI não estiver disponível amanhã, outra pessoa consegue restaurar um backup seguindo o que está escrito?
- Se a empresa trocar de prestador de serviço, ela leva o conhecimento do ambiente junto, ou recomeça do zero?
Quando a resposta a qualquer uma das duas é não, o que existe não é documentação: é dependência. E dependência tem um custo que só aparece no pior momento possível.
Como isso fica no contrato mensal
Documentar é a segunda entrega da implantação, logo depois do inventário, e é item permanente do contrato mensal: topologia, servidores, acessos, procedimentos e backup mantidos atualizados, com as credenciais em cofre no nome da empresa. E é entregue no encerramento, se um dia a empresa quiser seguir com outro prestador — porque o conhecimento é dela. Veja Contrato de suporte mensal e os planos de suporte mensal.