Qual é a dúvida mais comum?
Para controlar os documentos de uma obra, centralize tudo em um site SharePoint com bibliotecas separadas (projetos, licenças, relatórios), ative o versionamento para saber qual planta está em vigor, defina permissões por função e automatize as aprovações com o Power Automate. A equipe acessa os arquivos pelo Teams, sem planilha paralela nem e-mails antigos. O que garante o resultado é definir a estrutura e as permissões antes de migrar os arquivos.
Por que isso acontece?
Os principais motivos são:
- Armazenamento disperso: arquivos ficam em computadores locais, pen drives ou e‑mail.
- Falta de versionamento: a mesma planta pode ter várias versões e ninguém sabe qual está em vigor.
- Ausência de controle de acesso: quem pode editar ou visualizar não está definido, gerando risco de sobrescrita.
- Processos manuais: aprovações e sinalizações são feitas por telefone ou mensagens, sem registro.
Solução prática em passos simples
Utilizando Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Teams) e Power Automate, você cria um hub centralizado e automatiza fluxos de trabalho. Veja como:
- Crie um site SharePoint exclusivo para a obra. Defina bibliotecas de documentos para “Projetos”, “Licenças”, “Relatórios Diários” e “Desenhos Atualizados”.
- Configure permissões por função. Engenheiros recebem acesso de edição, enquanto a diretoria tem apenas visualização. Use grupos do Azure AD para facilitar a gestão.
- Habilite versionamento. No SharePoint, ative a opção “Manter versões principais”. Assim, cada alteração gera um histórico que pode ser restaurado.
- Integre o Teams ao site. Crie um canal “Obra XYZ” e adicione a guia “Documentos” apontando para a biblioteca do SharePoint. Toda a equipe acessa os arquivos sem sair do Teams.
- Automatize aprovações com Power Automate. Crie um fluxo que, ao enviar um novo desenho, notifique o coordenador responsável e registre a aprovação com um botão “Aprovar”. O fluxo salva a versão aprovada em uma pasta “Aprovado” e envia e‑mail de confirmação.
- Sincronize com OneDrive. Cada membro pode sincronizar a biblioteca em seu desktop, garantindo acesso offline e atualização automática quando houver conexão.
- Monitore a atividade. Use o relatório de auditoria do SharePoint para acompanhar quem visualizou, editou ou excluiu documentos. Isso gera rastreabilidade e evita perdas.
Como a GrapeTI pode ajudar?
A GrapeTI oferece consultoria especializada para implementar essa solução de forma rápida e segura:
- Planejamento da estrutura de sites e bibliotecas conforme a realidade da sua obra.
- Configuração de permissões, versionamento e políticas de retenção.
- Desenvolvimento de fluxos de aprovação personalizados no Power Automate.
- Treinamento prático para a equipe, garantindo adoção imediata.
- Suporte contínuo para ajustes, integração com outras ferramentas (ex.: Microsoft Planner) e monitoramento de performance.
Próximos passos
Ao adotar essa abordagem, sua empresa ganha:
- Redução de tempo gasto na busca de documentos (até 70%).
- Maior segurança e rastreabilidade das versões.
- Comunicação mais ágil entre equipes de campo e escritório.
- Conformidade com exigências contratuais e regulatórias.
Não deixe a gestão de documentos atrapalhar o ritmo da obra. Transforme o controle em um processo automatizado e colaborativo.